Para que la información generada y utilizada en la empresa aporte valor debe “gestionarse”
La información es el activo de mayor importancia en una empresa y al igual que el capital humano y los recursos materiales debe gestionarse.
Aún encontramos datos generados por diferentes áreas y procesos de la empresa que se convierten en información de manera muy costosa: usan procesos ineficientes de recolección y validación antes registrarse en un reporte gerencial. No es sorpresa tampoco la falta de Sistemas de Gestión de la Información: Business Intelligence.
También podemos encontrar datos sin uso consumiendo recursos informáticos (bases de datos, dispositivos de almacenamiento, servidores) que podrían ser utilizados para otras funciones de mayor importancia. Generalmente esto se debe a que la empresa no cuenta con políticas y procedimientos de revisión para depuración de data, obteniendo como resultado data de mala calidad con limitada capacidad administración.
La consecuencia de esta situación es que la empresa tendrá dificultades para gestionar, ni que decir de incorporar tecnologías que faciliten el procesamiento de grandes volúmenes de datos, técnicas de minería y analítica.
Parte de la solución a esta problemática está en incorporar a la empresa el rol de Responsable de la Información. Su enfoque es la gestión de este importante activo promoviendo e implementando políticas de registro, depuración y ciclo de vida de los datos. Éste no es un rol técnico sino más bien de negocio, se asigna a un profesional que tenga conocimiento detallado de las operaciones de la empresa.
Richard Wang, actual Director de MIT Information Quality (MITIQ), acuñó junto con otros autores el concepto de la Información como Producto [1]. Este último plantea que la información dentro de una empresa debe ser conceptuada como un producto, es decir (tal cual como cuando se describe un producto) la información debe ser claramente definida, debe ser modificada conforme las necesidades de la empresa y (como todo producto) debe poder ser retirada del mercado.
Este concepto cambia la forma del “cómo” se gestiona la información dentro de una empresa: Los responsables no deben darle un tratamiento estático, sino que siempre debe estar sujeta a mejoras.
Wang, plantea dos acciones principales a realizar:
Conocer la información necesaria para los clientes en los diferentes momentos en que se relacionan con la empresa y sus productos. Esto se traduce en la identificación de la información que ellos requieren cuando: (a) conocen de los productos y servicios que se ofrecen (b) se realizan cambios en éstos productos y servicios, y (c) cuando los productos empiezan a salir del mercado.
El tratamiento de información dentro de la concepción de un ciclo de vida: concepción, diseño, desarrollo, maduración y extinción.
Para darle valor a su información (utilizándola y procesándola usando tecnologías que permiten minería de datos y analítica) y descubrir oportunidades desde la misma (reduciendo riesgos e incrementando ganancias), primero debe ser capaz de gestionarla.
[1] Manage Your Information as a Product. R. Wang, Yang W. Lee, L. Pipino y D. Strong. MIT Sloan Management Review. Summer 1998