Sistemas de Información: Un nuevo Planteamiento

Enfoque en optimización de decisiones con Business Intelligence

En muchas empresas los ejecutivos se quejan que la información disponible en sus sistemas no está actualizada. Esta realidad se traduce en pérdidas económicas y en el peor de los casos en pérdida de clientes. Tomemos como ejemplo un error en el inventario del almacén de productos, esto puede impedir atender a un cliente con quien se comprometió una entrega a tiempo y de calidad.

La primera reacción es mejorar y/o reemplazar el sistema obsoleto de información por uno más moderno y rápido.

En esos momentos de desesperación nuestros proveedores estarán listos para vendernos una nueva versión del sistema existente. Sin embargo, la nueva versión puede no ser la mejor opción financiera, operativa y de largo plazo. Antes de tomar una decisión se debe identificar los objetivos empresariales a cumplir, para ello es útil detenerse y revisar si la empresa está realmente preparada para poder dar el salto a un cambio tecnológico mayor.

Las empresas buscan sistemas que las ayuden a:

• Decidir o resolver problemas,

• Identificar las características de sus clientes potenciales

• Acceder a las referencias de sus proveedores

• Identificar en negocios similares sinergias y/o competencias para conocer el éxito o fracaso de éstos.

Para poder lograr lo anterior se debe tener:

• Un diagnóstico claro de la calidad de la data

• Políticas de carga y registro de información coherentes

• Trazabilidad en los datos.

De nada sirven nuevos sistemas sin data de calidad.

Paralelamente se tendrá que evaluar el hardware de la empresa, ya que posiblemente tendrá que mejorarlo para que el funcionamiento del sistema sea realmente rápido (La Nube es una opción atractiva para bajar costos). Eso llevará también a prestar atención a las licencias de software, ya que el nuevo sistema necesitará de ellas para su actualización de uso.

Un sistema de información es una inversión importante, pero más importante es la información que se encuentra almacenada en él. Es un “activo” vital que no debe ser puesto en riesgo.

De todo lo anterior se concluye que hoy es insuficiente tener sistemas transaccionales únicamente, puesto que estos deben alimentar una capa para optimizar la toma de decisiones. Con transaccionales simplemente controlamos procesos de negocio sin viabilizar análisis de las variables críticas y su impacto en la operación.

Por ende, es recomendable seguir estos pasos:

1. Definir los objetivos de negocio asociados a cada área de la Empresa.

2. Establecer las preguntas que necesita responder por cada objetivo de negocio.

3. Establecer KPIs por cada objetivo de Negocio: Tiempo y Métricas que necesita para el cumplimiento de cada objetivo.

4. Identificar las áreas de la organización que atienden cada objetivo (puede haber varias por cada uno).

5. Identificar los procesos transaccionales asociados a cada KPI.

6. Evaluar una metodología de implementación de los modelos para tomar decisiones que consideren los cambios culturales necesarios para garantizar el éxito en la organización.

7. Evaluar tecnologías y métodos de operación que minimicen el impacto en costos.

Antes de reemplazar sus viejos sistemas de información, deténgase a evaluar lo que realmente necesita, su solución no está en un cambio de software o hardware sino en la orientación que le dé al proyecto: Business Intelligence es la mejor opción.